A hatékony információkezelés 3 előnye
Az információs eszközök kezelése az egész világon nagy lendületet veszt. A vezetők elkezdték megérteni, hogy azáltal, hogy figyelmen kívül hagyják a négy erőforrás egyikét, amely felett ellenőrzésük alatt áll – pénzügyi, emberi és fizikai vagyonuk mellett –, tömegesen korlátozzák munkavállalóik képességeit.
Ugyanakkor azok, akik lassan veszik észre az előnyöket, vállalkozásukat a tűzvonalába állítják és veszélyeztetik az üzlet menetfolytonosságot.
Tehát mi a legnagyobb előnye annak a vállalkozásnak, amely átfogóan látja a jelent?
Valójában egy ilyen van: A rendelkezésére álló erőforrások hatékony elosztása a vállalkozás működése érdekében.
Ennek ellenére egyéb előnyök is vannak, de most összpontosítsunk az információs eszközeit hatékonyan kezelő vállalkozás három leglényegesebb előnyére.
Költségek csökkentése
Az üzleti fejlődés szellemében szükséges, minden a költség csökkentése.
„Költs kevesebbet és tegyél többet!” ez minden vezető mantrája, ezt könnyebb kimondani, mint a való életben megtenni.
A kiadások csökkentésének és a bevételek növelésének a felosztása természetesen lehetséges, és ez az egyik módja annak, hogy a vállalkozások időben felmérhessék az információkezelés értékét.
A költségek csökkentése különösen frontos abból a szempontjából, hogy termékeket vagy szolgáltatásokat gyorsabban, olcsóbban és magasabb minőségben lehessen legyártani és kiszállítani.
Azt, hogy ezt pontosabban hogyan érik el, az nagymértékben függ a vállalkozás tevékenységétől.
Bevétel növelése
A bevételek növelésének egyik leglényegesebb módja a hatékonyabb munkakörnyezet megteremtése kevesebb pazarlással.
Egy átlagos szervezet a rossz információkezelés miatt tele van termelékenység romboló elemekkel.
Elég, ha csak arra gondolunk, hogy egy alkalmazott percekig keres egy dokumentumot, amelyet pillanatok alatt képesnek kellene lennie megtalálni, vagy egy megbeszélésen a szükségesnél többen vesznek részt. Az ilyen apró hatékonyság romboló elemek összeadódnak.
A motivációt nem a probléma gerjeszti, hanem a szervezet információkezelése.
Míg a vállalkozás információs eszköz struktúrájának javítása gyorsabb munkavégzést eredményezne.
Kockázatok kezelése
A kockázat nagyon jelentős katalizátora a fejlődésnek, de nagy probléma, hogy a legtöbb vállalkozást megbénítja a félelem.
A vezetőknek fel kell hatalmazniuk munkavállalóikat, arra, hogy félelem nélkül dolgozzanak, és ehhez pontos, időszerű információkkal és ismeretekkel sorával kell támogatniuk őket.
Végül is a kockázatkezelés egyszerűen az információk kezelése, adatok és ismeretek felhasználása az esetlegesen felmerülő veszélyek észlelésére, kezelésére, megelőzésére.
Ha az információkhoz megfelelő irányítási stratégia tartozik, akkor az emberek minden szinten könnyebben hozhatnak jobb, biztonságosabb döntéseket.
Az eredmények széles körűek, bár a leggyakoribbak a következők:
- Fokozott adatbiztonság mind fizikailag, mind online módon
- Védelem az eredménytelenség következtében bekövetkező hírnévvesztés ellen
- Javított katasztrófa utáni helyreállítás az üzletmenet folytonosságának biztosítása érdekében
- Képes gyorsan megtalálni a szükséges dokumentumokat
- A szellemi tulajdon fokozott védelme
- A szervezetből kilépő alkalmazottak tudásveszteségének csökkentése
… Végezetül
Mindig meg kell találni azt, ami az adott vállalkozás számára fontos egy adott időpontban, és a legnagyobb előnye származhat a vállalkozásnak a legapróbb változtatásnak köszönhetően.
A hatékony információkezelés lehetővé teszi, hogy jobb döntéseket hozzon. Az információ minden döntés sarokköve, hogy az üzletmenet során hogyan gyűjtjük, tároljuk és használjuk fel azzal a vállalkozás működését javítjuk.